6 bước thực hiện Kaizen để cải tiến chất lượng

Để nâng cao chất lượng sản phẩm, việc thực hiện cải tiến liên tục (Kaizen) là vô cùng cần thiết. Kaizen giúp các công ty Nhật Bản vượt trội hơn tất cả các đối thủ cạnh tranh khác bằng cách tuân thủ các chính sách và quy tắc nhất định nhằm loại bỏ các khuyết tật và đảm bảo chất lượng vượt trội lâu dài và cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.

Vậy làm thế nào để ứng dụng Kaizen để cải tiến chất lượng sản phẩm để đạt được hiệu quả cao nhất?

Kaizen là gì?

Kaizen là 2 từ ghép trong tiếng Nhật: Kai – liên tục và Zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… Đối với vấn đề quản lý chất lượng, ứng dụng Kaizen để không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm để thoả mãn ở mức cao nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Kaizen gồm có rất nhiều chương trình, công cụ khác nhau để nâng cao chất lượng, giảm lãng phí trong sản xuất thông qua những cải tiến nhỏ nhặt nhưng mang tính thường xuyên và liên tục. Trong đó, mọi doanh nghiệp sẽ coi chất lượng là số một, chính sách chất lượng phải hướng tới khách hàng, thỏa mãn mọi mong muốn của khách hàng. Việc không ngừng cải tiến, hoàn thiện chất lượng là một trong những hoạt động quan trọng của quản lý chất lượng toàn diện.

6 bước thực hiện Kaizen để cải tiến chất lượng sản phẩm

Bước 1: Phân tích quy trình ảnh hưởng đến sản xuất

Doanh nghiệp cần xem xét và nhận diện tất cả các điểm không phù hợp, ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Thông thường, vấn đề chất lượng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố từ nguyên vật liệu đầu vào, quy trình quản lý sản xuất đến khâu lưu trữ sản phẩm. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng một cách toàn diện các khâu kiểm soát chất lượng từ: IQC (kiểm soát chất lượng đầu vào), PQC (kiểm soát quy trình sản xuất), OQC (kiểm soát chất lượng đầu ra).

Bước 2: Xác định vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng cần cải thiện

Thông qua việc quan sát, phân tích về mọi khía cạnh sản xuất của nhà máy, đặc biệt trong các khâu QC của tổ chức. Doanh nghiệp cần xác định một cách chuẩn xác và rõ nét các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng thì mới có thể xử lý tận gốc.

Bước 3: Xây dựng giải pháp cải tiến chất lượng

Từ chính vấn đề đang gặp phải, doanh nghiệp cần tìm ra hướng đi mới có thể giải quyết toàn bộ những vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng. Để có thể xây dựng các giải pháp cải tiến chất lượng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tham khảo lời khuyên của các chuyên gia trong lĩnh vực sản xuất. Không những vậy, nhà quản lý cũng có thể tham khảo ý kiến từ các phòng ban khác để có được những góc nhìn đa chiều hơn.

Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp Brainstorming (tập kích não) để tìm ra được nhiều giải pháp nhất có thể cũng như giúp thực hiện bước 3 đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 4: Thực hiện cải tiến chất lượng theo phương pháp đề ra

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp. Để thực hiện quá trình này, cần có sự tham gia đóng góp ý của toàn bộ nhân viên trong tổ chức, từ các công nhân trong phân xưởng, cho tới nhân viên của khối văn phòng cũng Ban Quản trị. Bởi, sự hợp tác và gắn kết của từng cá nhân sẽ giúp thực hiện quá trình Kaizen một cách hiệu quả nhất.

Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả

Khâu đo lường hết sức quan trọng. Cần kiểm tra lại các bước Kaizen xem có hiệu quả hay không bằng những cách sử dụng các dữ liệu để so sánh với những yêu cầu ban đầu đặt ra (ví dụ tỉ lệ NG lỗi hỏng qua các công đoạn có được giảm thiểu). Sau đó dựa trên báo cáo, doanh nghiệp có thể đánh giá quá trình kaizen có kết quả tương xứng với kỳ vọng mà doanh nghiệp đặt ra hay không?

Bước 6: Chuẩn hóa giải pháp quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

Nếu quá trình Kaizen góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng của sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại quy trình quản lý chất lượng, đưa vào thành quy tắc thực hiện trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi không đạt được kết quả mong đợi, doanh nghiệp sẽ cần thay đổi hướng khắc phục một cách tổng quát và triệt để hơn.

Với việc thực thi các hiệp định thương mại đa phương (FTA), các “hàng rào thuế quan” gần như được dỡ bỏ là cơ hội để các doanh nghiệp Việt có thể tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Việc chủ động triển khai áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế nhằm chuẩn hóa đầu ra là chìa khóa để thúc đẩy tăng trưởng xuất khẩu. Vậy bí quyết nào để doanh nghiệp quản lý và cải tiến chất lượng hiệu quả? Đón đọc bài viết quản lý chất lượng để tìm kiếm câu trả lời.

10 nguyên tắc cốt lõi khi cải tiến chất lượng với phương pháp Kaizen

Nguyên tắc 1: Loại bỏ sự cứng nhắc trong công việc, luôn cập nhật thêm những ý tưởng mới:

Ý tưởng đổi mới luôn là điểm nổi bật của phương pháp Kaizen. Và để tối ưu hóa hơn nữa những gì mà Kaizen đem lại, chúng ta cần loại bỏ tư duy, lối sống lạc hậu không chịu tiếp thu, để tránh đi theo lối mòn cũ.

Nguyên tắc 2: Hướng đến việc thay đổi, cải tiến từ những vấn đề nhỏ trước khi hoàn thành một mục tiêu lớn:

Triết lý Kaizen được đúc kết trong một câu khái quát: “Ngàn dặm hành trình phảI đi từ bước nhỏ đầu tiên”. Việc cải tiến chất lượng từ những vấn đề nhỏ giúp bạn biết được những công việc mình đang làm và mức độ hoàn thành cho từng công việc.

Nguyên tắc 3: Không đổ lỗi, hãy chịu trách nhiệm đối với những việc mình làm:

Mỗi người trong chúng ta ai đều có lúc mắc lỗi, ngay cả trong công việc. Việc nhìn nhận nguyên nhân do bản thân gây ra sẽ giúp việc sửa chữa sai sót dễ dàng hơn.

Nguyên tắc 4: Ngay khi nhận thấy sai lầm, cần bắt tay vào sửa chữa và khắc phục:

Che giấu sai lầm chỉ khiến mọi thứ tồi tệ hơn. Để hạn chế thiệt hại mà cá nhân hay tổ chức gặp phải, đòi hỏi chúng ta đứng lại và bắt tay ngay vào xử lý khó khăn. Tuy nhiên, để tránh việc tiếp tục sai sót hoặc bỏ lỡ khiến công sức uổng phí, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết, đặc biệt từ chính những người có chuyên môn.

Nguyên tắc 5: Mỗi thành viên trong nhóm/tập thể đều có quyền nêu ra ý tưởng, quan điểm của mình

Việc mỗi thành viên trong nhóm/tập thể đều có quyền nêu ra ý tưởng, quan điểm của mình sẽ cho phép mỗi cá nhân chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau, từ đó thúc đẩy chính sự phát triển của một tập thể.

Nguyên tắc 6: Thay vì tin tưởng vào ý kiến chủ quan, hãy dựa trên dữ liệu cụ thể, thực tế:

Từ chính những dữ liệu, báo cáo tổng hợp sẽ góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh. Do đó nó cần được dựa trên dữ liệu cụ thể, thực tế nhằm đảm bảo cho các cấp quản lý đạt tới sự sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề.

Nguyên tắc 7: Luôn duy trì một thái độ làm việc tích cực, xây dựng quan hệ hữu hảo:

Doanh nghiệp không nên tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực có thể ảnh hưởng sự phát triển của mình. Thay vào đó nên đầu tư vào các chương trình đào tạo không chỉ về ứng dụng các công cụ, phương pháp tiên tiến mà còn trang bị tư duy quản trị khoa học cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.

Nguyên tắc 8: Ngay khi có ý tưởng mới, hãy lập tức bắt tay vào hành động:

Theo nguyên tắc này, các nhà quản lý nhân sự cần bố trí hợp lý nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty kể cả tận dụng nguồn lực từ bên ngoài để làm dự án ngay khi có những ý tưởng đột phá, hay đề xuất sáng tạo.

Nguyên tắc 9: Không sợ khó khăn, hãy xem đó là một cơ hội để tiến bộ và trưởng thành hơn:

Trốn chạy các khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải chính là yếu tố làm cho vấn đề càng trở nên xấu hơn. Thay vào đó, các doanh nghiệp cần mạnh dạn nhìn thẳng vấn đề, xem xét và tìm ra cách tạo ra những sản phẩm chất lượng và khác biệt. Có như vậy doanh nghiệp của bạn mới có thể làm nên sự khác biệt so với những đối thủ khác.

Nguyên tắc 10: Kaizen là một quá trình liên tục, vô tận, không có điểm dừng:

Hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Do đó, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến chất lượng, liên tục đổi mới để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Lợi ích của Kaizen đối với cải tiến chất lượng

Kaizen là mô hình còn chưa phổ biến ở Việt Nam nhưng đang được một số doanh nghiệp nghiên cứu và ứng dụng. Những lợi ích nổi bật của việc ứng dụng Kaizen vào quản lý chất lượng đó là:

• Đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm:

Từ việc tuân thủ các tiêu chí nhỏ nhất, doanh nghiệp hoàn toàn an tâm về chất lượng sản phẩm của mình.

• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng:

Chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng có quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó chất lượng sản phẩm là cái tạo ra trước, quyết định đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu chất lượng được cải thiện nhưng không dựa trên nhu cầu của khách hàng thì sẽ không bao giờ khách hàng thỏa mãn với dịch vụ đó. Do đó, khi sử dụng dịch vụ, nếu khách hàng cảm nhận được dịch vụ có chất lượng cao thì họ sẽ thỏa mãn với dịch vụ đó.

• Giảm lãng phí, gia tăng năng suất trong hoạt động sản xuất, vận hành của doanh nghiệp:

Phương pháp Kaizen giúp đội ngũ quản lý xác định vai trò của từng cá nhân trong chuỗi mắt xích công việc mà mình phụ trách, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nhân lực, tối ưu hóa quy trình sản xuất, kinh doanh để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

• Tăng hiệu suất làm việc:

Phương pháp Kaizen giúp thúc đẩy chất lượng dịch vụ, cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Toyota sử dụng kaizen trong cải tiến chất lượng quy trình làm việc. Trước hết, họ triển khai chương trình đào tạo nhân viên của mình về cách lắp ráp một chiếc ô tô. Sau đó, nhờ sự rèn luyện lặp đi lặp lại, những người công nhân của Toyota đạt được kết quả chính xác gần như tuyệt đối, không có sai sót.

Kết

Không có doanh nghiệp nào phát triển nhanh chóng chỉ trong một sớm một chiều và cần phải cải tiến liên tục về chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ khách hàng. Ứng dụng Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái được những thành công rực rỡ. Hy vọng bài viết đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích về ứng dụng phương pháp Kaizen trong cải tiến chất lượng.

Nguồn: https://itgtechnology.vn